IT en plezier lijken misschien niet altijd hand in hand te gaan, maar bij reisorganisatie TravelEssence hebben ze bewezen dat het kan. Rick Hoebée, IT-directeur en mede-eigenaar van TravelEssence, heeft veel ervaring op het gebied van low-code en ERP-implementaties. Tijdens de covidperiode kwam hij bij TravelEssence en leidde een complete heropbouw van het IT-systeem met behulp van low-code platform OutSystems. 

TravelEssence

TravelEssence is al meer dan 15 jaar de specialist in maatwerkreizen naar Australië en Nieuw-Zeeland. Weg van de gebaande paden en het massatoerisme, biedt TravelEssence een rustig reistempo, prachtige kleinschalige accommodaties en unieke activiteiten. Hierbij staan persoonlijke relaties met zowel klanten als leveranciers centraal. Een niche speler en door hun focus en passie een echte specialist.

De uitdaging

De uitdaging binnen TravelEssence was volgens Rick dat er geen IT-afdeling was. Alles werd uitbesteed, er was weinig coördinatie en daar lag voor hem de taak om dat beter te organiseren. “Wat ik vaak zie bij mkb-bedrijven is dat ze misschien heel goed zijn in een bepaald product of dienst en ook wel weten wat ze zouden willen automatiseren, maar om het dan ook echt van de grond te krijgen, daarvoor heb je wel een goede partner nodig of iemand in huis die dat volledig beheerst.”

Keuze voor OutSystems

TravelEssence koos voor OutSystems vanwege de flexibiliteit en snelheid van implementatie die het low-code platform biedt. “Ik had eerder gewerkt met Microsoft Dynamics, maar dit is minder geschikt voor middelgrote bedrijven (MKB). OutSystems bood een betere prijs-kwaliteitverhouding en een snellere implementatietijd, wat cruciaal is voor de bedrijfsvoering van TravelEssence.”

Uitbesteden of zelf implementeren

Om snelheid te maken zijn we de eerste fase begonnen met een Outsystems-partner. Vanaf de tweede fase hebben we de implementatie overgenomen met ons eigen IT-team. “We hebben ervoor gekozen om de implementatie zelf te doen, mede door mijn achtergrond. Ik had dit soort projecten eerder aangestuurd vanuit mijn vorige rol, dus dat voelde hier heel natuurlijk aan. Heb je deze kennis en ervaring niet in huis als mkb-bedrijf, dan zou ik zeker een partner inschakelen.”

Persoonlijke touch

Het contact dat TravelEssence heeft met klanten en leveranciers, heeft vooral een persoonlijk karakter. “Dat persoonlijke staat bij ons altijd voorop, maar alle overige handelingen proberen we zoveel mogelijk te automatiseren. De oplossing waarvoor we uiteindelijk hebben gekozen, is een core applicatie met een library van al onze producten en een module voor sales. Als de klant eenmaal een reis heeft geboekt, is het zelfs mogelijk om digitaal te ondertekenen op een klantenportaal dat ook helemaal op OutSystems gestoeld is.”

Succesvol automatiseren

Een omvangrijk IT-project als dit laat zien wat automatisering voor een bedrijf kan doen. “Het eerste kwartaal is voor ons altijd het drukste kwartaal, dit jaar was het zelfs ons beste kwartaal ooit. De druk die dat normaal teweegbrengt, viel dit jaar ontzettend mee. We zien dus dat het systeem heel veel handmatig werk, zoals controles, uit handen neemt waardoor we nu veel efficiënter kunnen groeien.”

Dedicated team

De OutSystems oplossing is cruciaal voor de business van TravelEssence, en er liggen nog veel verdere ontwikkelingen in het verschiet. “Na een jaar nu onderweg te zijn hebben we nu besloten om er een volledig team op te zetten. We zijn eerst met één ontwikkelaar begonnen en nu hebben we een team van zes ontwikkelaars die continu voor ons onze oplossing verder uitbouwen.”

Tweewekelijkse sprints

Het team werkt in tweewekelijkse sprints dagelijks aan verbeteringen van het systeem, zoals bijvoorbeeld de klantfacturatie. Dit wordt nu nog handmatig gedaan door medewerkers van de finance afdeling, maar binnenkort dus volledig automatisch. “Als we er volledig op kunnen vertrouwen dat het foutloos verloopt, dan worden alle facturen automatisch verzonden. Maar de wensenlijst is nog veel groter; er zijn nog veel innovatieve ideeën die eerder niet mogelijk waren, maar we hebben nu eindelijk een platform waarmee we echt stapje voor stapje dat doel steeds meer dichterbij brengen.”

Gereedschapskist

Het OutSystems platform is volgens Rick een grote ‘gereedschapskist’ die op een slimme manier in elkaar gestoken is. “Als je de creativiteit en de kennis hebt dan kun je dat helemaal om je organisatie heen doen. Met low-code heb je altijd met maatwerk te maken, maar wel binnen een applicatie waarvan de taal door vele ontwikkelaars gesproken wordt. Hierdoor is het niet alleen goed te managen, maar ook overdraagbaar.”

Hierdoor heeft TravelEssence precies wat ze nodig hebben voor hun dienstverlening. “Van het samenstellen van reizen tot en met het inboeken en het mooi kunnen presenteren naar onze klanten. Dat zijn allemaal zaken die voor ons heel uniek zijn en waar producten voor bestaan, maar niet zoals wij ze zouden willen inzetten. En dus kiezen wij ervoor om het met een low-code oplossing volledig op maat te maken.”